Vzor životopisu: administrativní pracovnice a asistentka

Na administrativu se hlásí desítky lidí na jedno místo. Vyhrává ten, kdo místo „práce s PC" ukáže, co konkrétně zařídí a jak moc tím šetří čas vedení.

Použít tento vzor → Otevře se v editoru, všechno si přepíšete. Zdarma.

Ukázka — osoba i firmy jsou smyšlené.

Texty ze vzoru, které můžete použít

Profesní shrnutí

Asistentka s 7 lety praxe v obchodní firmě. Řídím kalendář vedení, zajišťuji chod kanceláře pro 40 lidí a připravuji podklady a reporty v Excelu. Jsem pečlivá, samostatná a nic mi neuteče.

Asistentka ředitele — Jihotrade a.s.

Správa kalendáře a cest vedení, organizace porad a firemních akcí
Chod kanceláře pro 40 zaměstnanců — dodavatelé, objednávky, rozpočet
Měsíční reporty v Excelu — příprava zkrácena ze 2 dnů na půl dne

Administrativní pracovnice — Stavby Jih s.r.o.

Evidence smluv a faktur, archivace dokumentů
Příjem hovorů a pošty, obsluha datové schránky

Dovednosti

MS Excel — vzorce, kontingenční tabulky · MS Word, Outlook, PowerPoint · Organizace a plánování · Obchodní korespondence

„Znalost práce na PC" nestačí

Tuhle větu má v životopise skoro každý uchazeč o administrativu, a proto nic neříká. Buďte konkrétní: Excel na jaké úrovni (vzorce, kontingenční tabulky, makra), jaký informační systém (Helios, SAP, Money), datová schránka, rezervační nebo docházkové systémy. Když uvedete certifikát ICDL nebo kurz, máte důkaz.

Jak popsat práci, která „není vidět"

Dobrá asistentka je vidět hlavně tehdy, když chybí. Proto popište, co díky vám funguje: „chod kanceláře pro 40 lidí", „organizace 3 firemních akcí ročně", „reporty zkrácené ze 2 dnů na půl dne". Pokud jste zavedla nový systém evidence nebo sdílený kalendář, napište, co to firmě přineslo.

Časté chyby

Překlepy. U administrativy je pečlivost hlavní kvalifikace — jedna chyba v životopise ji zpochybní.
Neurčité vlastnosti. „Spolehlivá, komunikativní" ukažte na konkrétních úkolech.
Chybí jazyky. Angličtina nebo němčina výrazně rozšiřuje okruh firem, kam se můžete hlásit.

Časté otázky

Jak napsat životopis na administrativní pozici bez praxe?

Vypíchněte znalost Office, jazyky, maturitu nebo kurzy a jakoukoli organizační zkušenost — třeba pořádání školních akcí, vedení klubu nebo brigádu na recepci. Napište, v čem jste pečliví a jak rychle se učíte.

Jaký je rozdíl mezi asistentkou a administrativní pracovnicí v životopise?

Asistentka obvykle pracuje přímo pro vedení (kalendář, cesty, podklady), administrativní pracovnice spíš pro celé oddělení (evidence, pošta, dokumenty). Napište pozici tak, jak se jmenovala, a náplň rozepište.

Mám uvádět rychlost psaní na klávesnici?

Pokud je vysoká a máte ji ověřenou (třeba certifikát psaní všemi deseti), klidně ano — u administrativy je to relevantní.