Vzor životopisu: office manager

Office manager má na starost všechno, co musí v kanceláři fungovat, od kávovaru po smlouvy s dodavateli. Vzor ukazuje, jak z tak široké agendy udělat přehledný a měřitelný životopis.

Použít tento vzor → Otevře se v editoru, všechno si přepíšete. Zdarma.

Ukázka — osoba i firmy jsou smyšlené.

Texty ze vzoru, které můžete použít

Profesní shrnutí

Office managerka s 7 lety praxe v softwarové firmě se 140 zaměstnanci. Řídím provoz kanceláře s rozpočtem 4,5 mil. Kč ročně, 12 dodavatelů a nástupy nových kolegů. Novými smlouvami na úklid a energie jsem ušetřila 18 % provozních nákladů.

Office manager — Codeway Solutions s.r.o.

Provoz dvou pater kanceláří pro 140 lidí, rozpočet 4,5 mil. Kč ročně
Výběr a řízení 12 dodavatelů — úklid, catering, IT vybavení, ostraha
Organizace stěhování firmy za 3 dny bez výpadku provozu
Onboarding 35 nových zaměstnanců ročně: vybavení, přístupy, první den

Recepční a asistentka — Arcus Consulting s.r.o.

Recepce, pošta a správa zasedacích místností
Objednávky kancelářských potřeb a evidence majetku
Příprava firemních akcí pro 60–100 hostů

Dovednosti

Řízení dodavatelů a smluv · Rozpočet a kontrola nákladů · Organizace akcí · Google Workspace, MS Office · Evidence majetku

Ukažte rozsah odpovědnosti

Pod názvem „office manager“ se skrývá cokoli od recepční po správu budovy. Personalista potřebuje rychle poznat, do jaké úrovně patříte. Uveďte:

velikost kanceláře — počet lidí, pater, poboček,
rozpočet, který spravujete,
počet dodavatelů a zda vyjednáváte smlouvy sama,
přesahy do HR, IT nebo účetnictví — nástupy, vybavení, fakturace.

Výsledky, které se dají vyčíslit

Nejsilnější argument jsou úspory a projekty. „Nové smlouvy na úklid a energie: úspora 18 % nákladů“ nebo „stěhování 140 lidí za víkend bez výpadku“ ukazují, že umíte vyjednávat a plánovat.

Zmínit můžete i měkčí výsledky, ale s číslem: kolik akcí ročně organizujete, kolik nových kolegů jste provedla nástupem, jak dlouho trvá vyřízení požadavku.

Časté chyby

Dlouhý seznam drobností. Objednávání kávy nepatří na první místo. Začněte rozpočtem a dodavateli.
Chybí čísla. Bez rozpočtu a počtu lidí nelze odhadnout, jak velkou kancelář zvládnete.
Nejasná role. Pokud děláte i HR nebo účetní agendu, napište to výslovně.

Časté otázky

Co patří do životopisu office managera?

Velikost kanceláře, rozpočet, dodavatelé, organizace akcí a nástupů a programy, ve kterých pracujete. Přidejte jeden nebo dva projekty s výsledkem, třeba stěhování nebo výběrové řízení na dodavatele.

Jak se dostat na pozici office managera z recepce?

Popište úkoly, které na recepci přesahují běžnou agendu: objednávky, komunikace s dodavateli, evidence majetku, příprava akcí. Personalista hledá důkaz, že zvládnete samostatnou odpovědnost.

Mám psát „office manager“, nebo „office managerka“?

Obojí je v pořádku. Použijte stejný tvar jako v inzerátu, na který reagujete. Pomůže to i při automatickém třídění životopisů.