Vzor životopisu: sekretárka

Dobrá sekretárka drží chod kancelárie bez toho, aby o tom niekto vedel. Vzor ukazuje, ako túto neviditeľnú prácu previesť do konkrétnych čísel a úloh.

Použiť tento vzor → Otvorí sa v editore, všetko si prepíšete. Zadarmo.

Ukážka — osoba aj firmy sú vymyslené.

Texty zo vzoru, ktoré môžete použiť

Profesijný súhrn

Sekretárka s 8 rokmi praxe pri vedení výrobnej firmy s 350 zamestnancami. Spravujem kalendár dvoch riaditeľov, organizujem 40 služobných ciest ročne a pripravujem podklady pre predstavenstvo. Píšem všetkými desiatimi rýchlosťou 320 úderov za minútu.

Sekretárka generálneho riaditeľa — Trnavské armatúry a.s.

Správa kalendára generálneho a obchodného riaditeľa, plánovanie stretnutí s partnermi
Organizácia 40 tuzemských aj zahraničných ciest ročne vrátane vyúčtovania
Zápisnice z porád vedenia, sledovanie termínov úloh a príprava podkladov pre predstavenstvo

Asistentka obchodného oddelenia — Technoplast Trnava s.r.o.

Vybavovanie objednávok a korešpondencie s odberateľmi v slovenčine a angličtine
Evidencia zmlúv a elektronická schránka na Slovensko.sk
Príprava prezentácií a podkladov na rokovania

Zručnosti

MS Word, Excel, PowerPoint · Správa kalendára a ciest · Zápisnice z rokovaní · Registratúra a elektronická schránka · Písanie všetkými desiatimi — 320 úderov/min

Pre koho pracujete, je dôležitý údaj

Sekretárka jedného vedúceho oddelenia a asistentka generálneho riaditeľa majú inú zodpovednosť. Personalista to potrebuje vedieť hneď. Uveďte:

komu ste podriadená — riaditeľ, konateľ, celé oddelenie,
veľkosť firmy — počet zamestnancov alebo pobočiek,
hlavné agendy — kalendár, cesty, korešpondencia, zmluvy, porady,
jazyky, v ktorých píšete e-maily a listy.

Ako prácu sekretárky zmerať

Na prvý pohľad sa zdá, že sekretárka nemá čo vyčísliť. Opak je pravdou. „Organizácia 40 služobných ciest ročne“, „kalendár pre dvoch riaditeľov“ alebo „zápisnice z 50 porád vedenia ročne“ sú údaje, ktoré ukážu objem práce.

Ak ste zaviedli zdieľaný kalendár, elektronický obeh dokumentov alebo novú evidenciu zmlúv, napíšte, čo to firme ušetrilo. Rýchlosť písania uveďte v úderoch za minútu.

Časté chyby

Výpočet všeobecných činností. „Administratívna podpora“ nič nehovorí. Rozpíšte konkrétne úlohy.
Preklepy. Sekretárka píše dokumenty za vedenie. Chyba v životopise je pre ňu horšia než pre iné profesie.
Diskrétnosť bez kontextu. Nepíšte mená klientov ani interné informácie bývalého zamestnávateľa.

Časté otázky

Aký je rozdiel medzi sekretárkou a asistentkou?

V praxi sa pojmy často prekrývajú. Asistentka býva viac zapojená do projektov a prípravy podkladov. Do životopisu napíšte presný názov pozície a pod neho, čo skutočne robíte.

Mám uvádzať rýchlosť písania na klávesnici?

Áno, ak je nadpriemerná. Hodnota v úderoch za minútu alebo certifikát je jasný dôkaz zručnosti, ktorú zamestnávateľ od sekretárky čaká.

Ako napísať životopis sekretárky bez praxe?

Zdôraznite obchodnú akadémiu alebo kurz, znalosť MS Office, písanie všetkými desiatimi a jazyky. Pomôžu aj brigády v kancelárii alebo administratíva v občianskom združení.