Vzor životopisu: administratívna pracovníčka a asistentka

Na administratívu sa hlási desiatky ľudí na jedno miesto. Vyhráva ten, kto namiesto „práca s PC" ukáže, čo konkrétne vybaví a koľko času tým ušetrí vedeniu.

Použiť tento vzor → Otvorí sa v editore, všetko si prepíšete. Zadarmo.

Ukážka — osoba aj firmy sú vymyslené.

Texty zo vzoru, ktoré môžete použiť

Profesijný súhrn

Asistentka so 7 rokmi praxe v obchodnej firme. Riadim kalendár vedenia, zabezpečujem chod kancelárie pre 40 ľudí a pripravujem podklady a reporty v Exceli. Som dôsledná, samostatná a nič mi neujde.

Asistentka riaditeľa — Severotrade a.s.

Správa kalendára a ciest vedenia, organizácia porád a firemných akcií
Chod kancelárie pre 40 zamestnancov — dodávatelia, objednávky, rozpočet
Mesačné reporty v Exceli — príprava skrátená z 2 dní na pol dňa

Administratívna pracovníčka — Stavby Sever s.r.o.

Evidencia zmlúv a faktúr, archivácia dokumentov
Príjem hovorov a pošty, obsluha elektronickej schránky

Zručnosti

MS Excel — vzorce, kontingenčné tabuľky · MS Word, Outlook, PowerPoint · Organizácia a plánovanie · Obchodná korešpondencia

„Znalosť práce na PC" nestačí

Túto vetu má v životopise takmer každý uchádzač o administratívu, a preto nič nehovorí. Buďte konkrétni: Excel na akej úrovni (vzorce, kontingenčné tabuľky, makrá), aký informačný systém (SAP, Pohoda, Money), elektronická schránka, rezervačné alebo dochádzkové systémy. Keď uvediete certifikát ICDL alebo kurz, máte dôkaz.

Ako opísať prácu, ktorá „nie je vidieť"

Dobrá asistentka je vidieť hlavne vtedy, keď chýba. Preto opíšte, čo vďaka vám funguje: „chod kancelárie pre 40 ľudí", „organizácia 3 firemných akcií ročne", „reporty skrátené z 2 dní na pol dňa". Ak ste zaviedli nový systém evidencie alebo zdieľaný kalendár, napíšte, čo to firme prinieslo.

Časté chyby

Preklepy. Pri administratíve je dôslednosť hlavná kvalifikácia — jedna chyba v životopise ju spochybní.
Neurčité vlastnosti. „Spoľahlivá, komunikatívna" ukážte na konkrétnych úlohách.
Chýbajú jazyky. Angličtina alebo nemčina výrazne rozširuje okruh firiem, kam sa môžete hlásiť.

Časté otázky

Ako napísať životopis na administratívnu pozíciu bez praxe?

Vypichnite znalosť Office, jazyky, maturitu alebo kurzy a akúkoľvek organizačnú skúsenosť — napríklad organizovanie školských akcií, vedenie klubu alebo brigádu na recepcii. Napíšte, v čom ste dôslední a ako rýchlo sa učíte.

Aký je rozdiel medzi asistentkou a administratívnou pracovníčkou v životopise?

Asistentka zvyčajne pracuje priamo pre vedenie (kalendár, cesty, podklady), administratívna pracovníčka skôr pre celé oddelenie (evidencia, pošta, dokumenty). Napíšte pozíciu tak, ako sa volala, a náplň rozpíšte.

Mám uvádzať rýchlosť písania na klávesnici?

Ak je vysoká a máte ju overenú (napríklad certifikát písania všetkými desiatimi), pokojne áno — pri administratíve je to relevantné.